PAROS je systém, který usnadňuje práci nejen energetikům, ale i fakturantům a účtařům. Při jeho vývoji jsme přitom spolupracovali se specialisty z oboru energetiky.
Mít své provozovny a pobočky na různých místech a v různých budovách, s pronajímatelnou kapacitní rezervou, je dobrá vizitka úspěšné společnosti. Jednou z možností, jak zvýšit rentabilitu, je sledování nákladů za energie. V dnešní době, kdy v ekonomice některá pravidla přestávají platit, a formují se pravidla nová, pravidlo „Kdo chce řídit, musí i měřit!“, zůstává, nebo spíš nabývá na síle. Z pohledu řízení a plánování spotřeb médií, tedy Energetického managementu, můžeme ještě dodat: „Kdo chce měřit, musí zapisovat… a také počítat.“ Jak firmy rostou, či u nich tato problematika nabývá na síle, začínají stoupat nároky na zaměstnance – energetika. Obvykle si šikovní energetici za léta vytvoří sofistikovaný Excel, do kterého zapisují odečty, počítají spotřeby, plánují odběry na příští rok.
Je to praktické a do určitého rozsahu to funguje. Po překročení tohoto rozsahu přecházejí na specializovaný software, který zvládá větší rozsah, zastupitelnost, spolupráci, sdílení dat, reporting, spolehlivost a pro celou společnost tak zajistí větší produktivitu práce – informační systém parametrizovaný pro energetiky i jejich odečtáře, ekonomy, účtaře. Ano, takový systém máme a stále jej s našimi zákazníky vylepšujeme.
Vyvinuli jsme systém, který se snaží co nejvíce usnadnit práci nejen energetikům, ale i fakturantům a účtařům. S našimi zákazníky jsme vyladili náš modul, tak, aby řešil specifika jejich interních postupů. Zároveň jsme využili specialisty z oboru energetiky a promítli energetický zákon a strukturu informací z energetických regulačních věstníků přímo do jádra modulu. Nové vydání věstníku či cen nás tedy nezaskočí. Změníme ceník, vytvoříme či opravíme vzorec a pokračujeme dál. Na různé změny na odběrném místě jsme připraveni pomocí mechanismu, který nazýváme „Sledování historie atributů“. Můžeme napsat, že do března daného roku má odběrné místo jistič 16 A a potom bylo změněno na 20 A, zároveň s distribuční sazbou z původní C 25D na C 35D.
Neustále vylepšujeme původní evidence a postupy, vytváříme nové funkcionality. Ani my sami jsme nezačali od nuly. PAROS budujeme nad platformou HELIOS Nephrite. Nemusíme se tedy starat o „podvozek“. Fungování formulářů, přehledů, sestav, tisků, zajištuje společnost, která vyvíjí ekonomický systém pro stovky klientů. Proto se můžeme ve vývoji soustředit jen na specializovaný a přesně definovaný proces a činnost, které řešíme podporou našeho PAROS.
Díky našemu rozhodnutí nezačínat od nuly, ale využít jádra a silného zázemí IS HELIOS Nephrite máme podporu v zákazníky ověřených ekonomických agendách a procesech. Evidence o zaměstnancích, zakázkách, střediscích, ekonomická data ve fakturách či smlouvách, přímo „prorůstají“ evidencemi Energetického managementu. V něm lze tedy přímo vybírat ze zaměstnanců, kdo kam půjde, kdo je správce odběrného místa, na jakou zakázku účtovat výnosy... Tedy jeden systém, jedny společné evidence, jeden klient na PC, jeden způsob ovládání pro všechny, stejný správce, stejná databáze, stejný interface, stejný HW. Díky značnému portfoliu našich zákazníků, již máme napojení na řadu obvyklých zdrojů dat pro pořizování odečtů. Z vlastních zdrojů jako je telemetrie, odečtové listy v Excelu, mobilní aplikace. Faktury od obchodníků vyčítáme z formátů Faktura 24 a ISDOC, který je součástí velké většiny na trhu dostupných ekonomických a ERP systémů. A samozřejmě zpracováváme i průběhové diagramy, tzv. čtvrthodiny, od některých distributorů energie.
Každá společnost, která chce mít detailní přehled o nákladech, se neobejde bez zpracování Dohadných položek. Všichni víme, že jejich zpracování je především nezbytná práce s jednotlivými doklady a daty o spotřebě a ta vyžaduje přesnost, a hlavně minimum chyb.
Díky tomu, že modul PAROS má k dispozici všechna tato detailní data, vytvořili jsme ve spolupráci s našimi zákazníky jednu z velmi důležitých funkcionalit, a to je Automatizace kompletního zpracování Dohadných položek, která se tak stává jen postupným spouštěním několika na sebe navazujících funkcí, jako je vytvoření dohadných položek, jejich rozúčtování pro účely interního controllingu a vrcholem této automatizace je vypořádání dohadné položky vůči dokladu vyúčtování. Toto vše dokáže modul plně automaticky zpracovat včetně rozpadu na dohadné položky aktuálního roku a let minulých nebo i s podporou účtování nákladů přes technický účet, které navíc zpřehledňuje párování jednotlivých dokladů.
To, co v minulosti bylo nutné tvořit za velmi těsné spolupráce energetika a účetní, dokáže dnes modul zpracovat automaticky a vytvořit finální účetní doklady k zaúčtování. Jedná se o velkou úsporu rutinní práce, a především minimalizaci chyb na minimum. To vše s detailním výstupem pro případný audit.
Tam, kde nelze získat data telemetrií, a zákazník se nechce spolehnout jen na údaje z faktur či z průběhových diagramů, nastupuje mobilní aplikace. Někdo může namítnout, že mobilní aplikací je tužka a papír vytištěný z Excelu. Nevybíjí se, nepotřebuje datové připojení. Má pravdu. Tím ale výčet výhod končí. Protože na papíru si musíte najít správnou kolonku, zkontrolovat, jestli odečet není mimo očekávanou toleranci, a konečně přepsat informaci do Excelu a ten pak importovat do informačního systému.
S mobilní aplikací přijdete například k elektroměru a sejmete nalepenou samolepku s QR kódem. Otevře se formulář s připravenou kolonkou a spuštěnou numerickou klávesnicí. Přepíšete číslo, popřípadě vyfotíte ciferník, uložíte a hotovo. Synchronizaci provedete, až budete mít čas a signál. Stačí tedy pořídit fotku, opsat číslo, pořídit další fotku, uložit ji a odejít… je to jednodušší než papír.
Zaujal vás systém PAROS pro HELIOS Nephrite a chcete si jej nechat implementovat? Obraťte se na nás a my vám obratem připravíme nabídku na míru vašim potřebám.
Zajistit evidenci odečtů, spotřeb a faktur nejenom energetických médií. Na základě těchto informací dopočítávat, zaúčtovávat, přefakturovávat, plánovat, optimalizovat.
Startujeme evidencí... tedy evidencí odběrných míst pro různé typy médií, typicky elektřinu plyn, vodu teplo. Evidujeme základní údaje, jako je např. kategorie odběru, distribuční území, distribuční sazba, distributor, obchodník, ceníky, smlouvy, umístění měřidla, výrobní čísla atp. Podle druhu média evidujeme jeho typické parametry. Například u elektřiny počet fází, hodnotu jističe, u velkoodběru informace o transformátoru a jeho vykompenzování, RRK, MRK, RP. Z dalších informací například odpovědnou osobu, odečtový okruh, toleranci spotřeb a způsoby kontrol, dopočet spotřeby a způsob pořizování odečtů. Pokud bychom se chtěli pustit do problematiky účtování, je možné nastavit účty a různé parametry pro sledování nákladů, sledování výnosů, přefakturaci, a práci s dohadnými položkami.
Potřebují vaši ekonomové vědět, jaká je cena nevyfakturované spotřeby? Použijte výpočet dohadných položek. Modul disponuje několika metodami pro tvorbu dohadných položek – výpočet dle vlastních odečtů, výpočet odhadem dle předchozí spotřeby nebo na plán spotřeby. Následné zpracování dohadných položek je automatizováno a stává se tak jen rutinní záležitostí bez nutnosti složité spolupráce mezi energetikem a účetní při vypořádání dohadných položek proti fakturám dodavatele. Stejně tak lze v modulu pomocí různých metod vytvářet plány spotřeby v technických i finančních jednotkách. U plánů můžete korigovat spotřebu v technických jednotkách podle vašich záměrů, či s ohledem na rekonstrukci, připravit si můžete i odhad ceníků, které ještě nejsou vydány. Pro každé odběrné místo můžete zkusit modelovat cenu změnou distribuční sazby, ceníku, nebo i ročních a měsíčních dokupů kapacit. Samozřejmostí je možnost porovnávat plán se skutečností a vyhodnocovat tak úspěšnost odhadu nákladů na spotřebu jednotlivých médií.
Mít možnost vylepšit si bilanci a podělit se o náklady je vždy vítané. Ne, že by to za vás náš systém PAROS zařídil, ale umí to evidovat a počítat. Máte v areálu samostatné ekonomické subjekty? Potřebujete jejich spotřebu vykázat dle účelu nebo místa vzniku pro účely interního controllingu? Jedná se o náklady, které vytvořil jiný ekonomický subjekt, se kterým máte smlouvu o přefakturaci těchto nákladů? Nemáte spotřebu, jak změřit? Vytvořte virtuální podružné odběrné místo se spotřebou hlavního místa ve výši např. 10 %. Potřebujete evidovat, že v době vegetace pronajímáte zahradnické firmě zásuvku pro sekačky a plotostřihy s domluvenou paušální spotřebou 50 kWh měsíčně? Takto spočítanou nebo přímo měřenou spotřebu lze jednoduše přefakturovat a náklady na spotřebu, které vám fakturuje váš dodavatel, tak očistit od nákladů, které nespotřebovala vaše organizace.
Jestliže chcete rozdělit náklady na jednotlivá interně sledovaná nákladová střediska nebo jiné controllingové objekty, je možné využít Rozúčtování. Opět úloha vedoucí na virtuální podružné odběrné místo, u kterého nastavíte způsob stanovení výše nákladů k rozúčtování například pomocí měřené spotřeby, nebo stanovených procent nebo jen převedením zbytkové spotřeby na jiné nákladové středisko a pak už jen pro tyto náklady automatizovaně vytvoříte interní účetní doklady přímo funkcemi modulu. Lze tak jednoduše dohledat hodnoty a postup jejich výpočtu v případě kontroly nebo případných auditů.
Potřebujete spočítat, jaká je energetická náročnost odběrného místa? Vytvořte si objekt auditu a nechte počítat spotřeby za elektřinu, plyn a teplo, popřípadě odečtěte dodanou energie z výrobny do sítě. Díky vašim odečtům a fakturám uvidíte v našem systému přehled hodnot celkové energetické spotřeby označené semaforem, který na základě nastavených intervalů jednoduše zobrazí jaká je Energetická náročnost budov, areálu či provozu a budete si tak moct připravit podklady pro Energetický audit a Průkaz energetické náročnosti budovy.
Vyplňte jednoduchý kontaktní formulář, přiložte váš životopis a my se vám co nejdříve ozveme zpět.
